更新日：2024年10月29日 | Hinano
勤怠管理の効率化を目指し、エクセルで自作のシステムを構築する方法をご紹介します。
無料で利用できるテンプレートも豊富に揃っており、手軽に始められます。手間とコストを抑えつつ、正確でスムーズな勤怠管理を実現しましょう。この記事では、初心者でも簡単に理解できるステップとポイントを解説します。
ただし、エクセルを使った勤怠管理にはいくつかのデメリットもあります。例えば、誤って数式を変更してしまったり、ファイルが壊れるリスクがあります。さらに、複雑な条件下での時間計算を行う場合、エクセルの知識が必要になることもあります。ですから、大規模な企業や複雑な勤務ルールを管理する場合は、専用の勤怠管理ソフトの導入を検討することが望ましいです。
小さな会社や始めたばかりの事業者にとって、エクセルで勤怠管理を行う方法は、低コストで始められる点で大きな利点です。勤怠管理をしっかりと行うことは、従業員の働きやすさを向上させ、結果として業務の効率も良くなります。正確な労働時間の把握は、公平な給与計算と労働条件の改善につながるため、事業の成功に不可欠です。
エクセルを使用した勤怠管理表の作成
エクセルを使って、自分だけの勤怠管理表を簡単に作る方法を紹介します。この方法を利用すれば、毎日の勤怙管理がぐっと楽になり、時間を有効に活用できるようになります。
まずはエクセルの基礎を抑えることが大切です。基礎をおさえた上で、テンプレートをカスタマイズして自社独自のシステムを構築しましょう。
日々の勤務時間の自動計算
エクセルを使って簡単に一日の勤務時間を計算する方法をまとめました。これを利用することで、日々の労働時間の管理がスムーズになります。
- セルの書式設定で「時間」を選ぶと、時間の表示が正しくなります。
- 勤務時間は出勤時間から退勤時間を引き、休憩時間を差し引いた実働時間が計算する必要があります。
- 日付、出勤時間、退勤時間、休憩時間、合計勤務時間の欄を設けます。
- 計算式を入れたセルを下にドラッグすると、すべての日に対して計算が適用されます。
出勤時間、退勤時間、休憩時間を入れると自動的に実動時間が計算されるようにしましょう。
月間総勤務時間の集計
一ヶ月の全勤務時間を自動で集計し、時間外労働の確認が一目で分かります。これは特に残業時間が多い職場で有効で、労働基準法に基づく適正な労働時間の管理に役立ちます。エクセルの集計機能を活用することで、このプロセスを自動化できます。
- 合計勤務時間を計算するためには「=SUM()」を使用できます。
- セルの書式設定で「ユーザー定義」を選び、「[h]:mm:ss」または「[h]:mm」と設定することで、24時間を超える時間も正確に表示できます。
- 合計したいセルの範囲を指定することで、月間の勤務時間が一覧で表示されます。
この方法で、一ヶ月の労働時間を正確に把握し、効率的な労務管理を実現できます。まっさらなエクセルで時間を入れてみて、しっかりと自分で調整ができることを確認してください。
給与の自動計算
勤務時間に基づいて給与を自動で計算します。これにより給与計算の手間が大幅に削減され、給与ミスを防ぐことが可能です。給与計算の公式を設定することで、毎月の給与日の作業がスムーズに進むようになります。
- まず、時給と一日あたりの交通費をエクセルに入力します。
- 出勤日数は「=COUNTA()」を使用して、月間の出勤日数を計算します。この関数は入力があるセルの個数を出すものです。
- 給与の総額は「時給×合計勤務時間×24」に「交通費×出勤日数」を加えたものです。
- 24時間を超える勤務時間も正しく計算できるように、勤務時間の計算には「×24」を忘れずに追加します。
勤務時間と勤務日数を出すことができれば、給与を自動で計算することが可能です。
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エクセルで勤怠管理を行う上での重要項目
エクセルで勤怠管理を行う際には、労働時間制度の正確な理解が必要です。ここでは、エクセルを利用して様々な勤務形態を管理する方法について説明します。これにより、法令遵守だけでなく、労働者の健康管理も支援できます。
変動労働時間制
変動労働時間制は、月や年単位で労働時間を調整し、残業代を抑える効率的な制度です。この制度により、日々の労働時間が法定を超えても、月の総労働時間が所定内なら追加の残業代は発生しません。
しかし、所定時間を超えると残業代が必要です。特に、年間の労働時間も管理する必要があります。
- 労働時間を月単位や年単位で管理します。
- 日ごとの労働時間が所定内であれば、追加の残業代は発生しません。
- 所定労働時間を超えた場合のみ、残業代が発生します。
この制度を理解し活用することで、労働時間の管理がより柔軟になり、コスト効率も向上します。
みなし労働時間制
みなし労働時間制は、実際の労働時間にかかわらず、あらかじめ定められた時間を労働時間として扱う制度です。
特に外回りの営業や特定の専門職、企画関連の業務に適用されます。この制度を理解することで、労働時間の管理が柔軟になり、効率的な労務管理が可能になります。
- 所定労働時間を法定労働時間として認識し、それを基準に残業代を計算します。
- 実際の労働時間がこの所定時間を超えた場合、通常の残業代が発生します。
- 休日に労働があった場合は、休日手当が支払われます。
この制度の適用により、特にスケジュールが不規則な職種での労働時間管理が合理化され、労働者と事業者双方にメリットがもたらされます。
残業時間（時間外労働）
労働基準法に基づき、従業員との協定があれば法定労働時間を超えた残業が可能です。ただし、事前承認や残業手当の支払いが必要になります。
特に夜間や休日の労働には注意が必要です。この制度を理解し適切に管理することが重要です。
- 法定労働時間を超えて働く場合は、労使協定が必要です。
- 夜間（22時から5時）や休日に労働させると、特別な手当が必要です。
- 時間外手当は、労働時間が法定を超えた場合に支払われます。
時間外労働をしてもらうための就業規則を決めておく必要があり、申請から承認までのフローを固める必要もあります。
休日管理
休日出勤について、労働基準法に基づく労使協定があれば、従業員を法定休日や法定外休日に働かせることが可能です。出勤した場合、時間外手当が発生し、その割増率は休日の種類によって異なります。
- 法定休日に働いた場合は35%の割増が適用されます。
- 法定外休日には25%の割増が適用されます。
- 休日出勤は労使協定に基づくものでなければなりません。
これを理解して適切に管理することで、従業員の権利を守りつつ、労務管理の適正化が図れます。
割り増し金がかかることを念頭に給与を計算する必要があります。
有給休暇の扱い
年次有給休暇は従業員が賃金を受け取りながら休むことができる重要な権利です。企業は年に少なくとも5日の有給休暇を従業員に取得させる義務があり、これを確実に管理することが求められます。
- 有給休暇の取得は、従業員の健康と士気の維持に寄与します。
- 法定休日と区別して、有給休暇の記録と管理が必要です。
- 企業は計画的に有給休暇の消化を促進し、確認する責任があります。
これにより、適切な休暇管理を通じて、従業員の満足度を高め、生産性の向上に繋がる効果が期待できます。
有給休暇を与えないのは違法となるため、勤怠管理のルールの中に含める含める必要があります。
エクセルによる勤怠管理の際の留意点
エクセルを使用して勤怠管理を行う際には、いくつかの重要な留意点があります。これらを理解し対策を講じることで、より正確で信頼性の高い勤怠管理が可能となります。
勤務記録の改ざんリスク
エクセルを使用した勤怠管理では、データの改ざんが容易になるため、勤務実績の信頼性に問題が生じることがあります。
例えば、遅刻した時間を変更するのは簡単です。これを防ぐためには、よりセキュアな管理方法の導入が必要です。
- エクセルでは誰でも簡単にデータを書き換えることができます。
- 改ざんの可能性が高いため、タイムカードや専用の勤怠管理システムの利用が推奨されます。
- 勤怠情報の改ざんを防ぐため、アクセス権限の管理やログ記録の導入が有効です。
これにより、勤怙データの正確性と透明性を保ち、信頼できる労務管理が行えます。
マクロを使用すれば特定のセルをロックして改ざんができないようにすることも可能です。その場合は、有料のMicrosoftのアカウントなどが必要になってきますので、その際は別途他の労務管理ソフトを検討する必要があるでしょう。
自己申告制の法的な制限
自己申告制の勤怠管理だけでは、法的に労働時間の適切な記録とは認められません。厚生労働省は、使用者が労働時間を直接確認することや、客観的な記録に基づく管理を求めています。
特に、エクセルを使用する場合は実態調査が必要です。
- 厚生労働省は労働時間の客観的記録と適正な記録を求めています。
- 自己申告制を使う場合、パソコン使用時間や入退室記録との比較が必要です。
- エクセルでの記録だけでは労働時間の適切な管理とは認められない可能性があります。
これにより、労務管理の精度を向上させ、法的要件を満たすことが重要です。従業員と使用者が公平になるようなシステム作りが必要になってきます。
提出書類が適切なものとして管理されていることが大切です。
入力ミスや計算ミスの発生可能性
エクセルでの勤怠管理は便利ですが、関数の誤入力や入力ミスによる計算誤差が発生するリスクがあります。
特にシフト制やフレックスタイム制を採用している場合、勤務時間の計算が複雑になり、より注意が必要です。
- 関数の誤りや入力ミスが計算誤差を引き起こすことがあります。
- エクセルで勤怠データを管理する際は、関数を正確に設定し、定期的に確認することが大切です。
- 従業員が誤って計算式を削除するリスクを防ぐために、重要なセルのロックを推奨します。
誤って入力されたデータをチェックする必要があります。月毎に基本的には計算する事業者が多いため、締め日を設けて計算する時間を取れるようにしましょう。
法的改正への適応
法律の改正により、特に深夜残業や休日出勤の割増賃金率が変更されることがあります。
このため、エクセルで設定した勤怠管理の計算式を常に最新の法規に合わせて更新する必要があります。
- 法律の改正で割増賃金率が変更される場合、エクセルの計算式を見直し、修正が必要です。
- 2023年4月からは、中小企業でも月60時間超の時間外労働の割増率が25%から50%以上に引き上げられました。
- 自作の勤怠管理表は、常に最新の労働法規に合わせて更新することが求められます。
法改正に柔軟に対応するためには、エクセルの内容を変更できる人が必要になります。
労務管理を加速させるAIボイスレコーダー
意見や重要ポイントを要約してくれることで効率アップ
無料のエクセル勤怠管理テンプレート
エクセルを活用して簡単に勤怠管理を行うための無料テンプレートは、労務管理を効率化し、時間とコストを節約するための強力なツールです。ここでは、すぐに使用できる優れた無料テンプレートを紹介します。
bizocean（ビズオーシャン）
Bizoceanは勤怠管理に特化した多様なテンプレートを提供しており、これらは労務管理の精度を高めるのに非常に有効です。利用可能なテンプレートには、月別出勤簿、シフト管理表、年次有給休暇管理表、残業時間管理表、勤怠調査月報などが含まれます。これらの書式は特に労働時間の記録、休暇管理、残業管理に役立ちます。
- 月別出勤簿：従業員の出勤、欠勤、時間外労働を日ごとに記録し、月末に合計時間を自動計算する機能が備わっています。これにより、正確な労働時間の把握が可能となります。
- 年次有給休暇管理表：従業員の有給休暇の取得状況を個別および全体で一覧表示でき、管理者が休暇の消化率を確認しやすくなっています。このテンプレートは、特に年末の休暇管理や次年度の計画立案に役立ちます。
- 残業時間管理表：従業員が予定した残業時間と実際にかかった時間を記録し、差異を管理することができます。これにより、過剰な残業の防止や労働時間の適正化が図れます。
- 勤怠調査月報：部門ごとの勤務状況をまとめて報告することができ、遅刻や早退、欠勤の傾向を分析するのに適しています。
これらのテンプレートを使用することで、労働時間の記録が正確かつ効率的に行われ、企業は法的要件の遵守に加えて、従業員の満足度向上にも寄与できます。これにより、全体の生産性の向上が期待できるため、特に労務管理を重視する事業者にとって価値あるリソースとなります。
EXCEL勤怠テンプレート
エクセル勤怠管理テンプレートは、アルバイトや正社員用の様々な勤怠管理をサポートする多種多様なテンプレートを提供しています。これらは労働時間の記録から残業や休日出勤の計算まで幅広くカバーしており、法的遵守や給与計算の正確性を高めるために有用です。
- アルバイト用勤怠管理表：日々の勤務時間と残業を記録し、時給計算が自動で行われます。特にフレックスタイムやシフト勤務を含む複雑な労働形態に適しています。
- 正社員用勤怠管理表：社員の正確な勤務時間と休日出勤、残業時間を計算し、法改正にも対応可能な設定が施されています。定時勤務からフレックスまで、様々な勤務形態に対応。
- 英語の勤怠管理表：国際的な職場で使用可能な英語表記のテンプレートで、勤務時間や残業時間を日別で管理できます。
- シンプル出勤簿：基本的な出勤・退勤記録に特化し、操作が容易なテンプレート。締め日の設定変更が可能で、給与計算の基盤としても使用できます。
これらのテンプレートは、総務や人事担当者が労働時間を正確に把握し、労務管理を効率化するための重要なツールとなっています。特に規模の大小を問わず、多くの企業での導入が推奨される理由は、その柔軟性とユーザーの操作性の良さにあります。
テンプレートBANK
テンプレートBANKでは、様々な業種や職種に対応した無料の勤怠管理テンプレートが提供されています。これらのテンプレートは、日別や月別で労働時間を自動計算するものや、シフト表、出勤簿など、労務管理の効率化をサポートする多様なフォーマットが含まれています。
- 月間シフト表: 労働時間計算付きで、複数のシフトパターンを管理できます。
- 個人別出勤簿: 残業・深夜残業時間の自動計算機能が付いています。
- 有給休暇管理表: 従業員の有給取得状況を記録し、残日数を自動で計算します。
- 週間シフト表: 少人数のシフト管理に適したシンプルなテンプレートです。
- 24時間対応シフト表: 夜間勤務を含むシフトの管理に最適です。
これらのテンプレートは、特に人事・労務管理を担当する方々にとって、労働時間の正確な把握や労務コストの適切な管理に役立ちます。無料でダウンロード可能で、労働基準法に基づいた適切な勤怠管理を支援します。
テンプレデポ
テンプレデポは、多様な勤怠管理テンプレートを無料で提供しているサイトです。これらのテンプレートは、エクセル形式で利用者が簡単にダウンロードし、すぐに使用できるよう設計されています。勤怠管理に特化しており、日々の勤務時間の記録から年間の集計まで対応可能です。
- 1ヶ月の勤怠管理表(シンプル): 日々の出勤、退勤、休憩時間を記入して勤務時間を集計するテンプレートです。
- 1ヶ月の勤怠管理表(集計): 出勤、遅刻、早退、休日出勤などを詳細に集計する高機能テンプレートです。
- 従業員ごとの勤怠管理表: 複数従業員の勤怠情報を一括で管理できるテンプレートです。
- 年間の勤怠管理表: 年間通じての勤怠データを管理し、月ごとの勤務パターンを分析するテンプレートです。
これらのテンプレートは、特に人事・労務担当者にとって役立つツールであり、効率的な勤務時間の管理と労働生産性の向上をサポートします。テンプレデポの提供する無料テンプレートは、登録不要で手軽に使用開始できる点が大きな利点です。
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エクセルで勤怠管理システムを自作する方法として、無料でダウンロードできるテンプレートを活用することが非常に有効です。これにより、簡単に始められる上に、効率的に労務管理を行うことが可能です。たとえば、エクセルのテンプレートは、日々の勤務時間、残業時間、休憩時間などを自動で計算してくれるため、手作業による計算ミスを減らすことができます。これは時間の節約だけでなく、正確な労働時間の管理が可能となり、給与計算の正確性を向上させることにもつながります。
さらに、これらのテンプレートは、通常の勤務だけでなく、深夜勤務や休日勤務に対する手当の計算にも対応しているものが多く、労働法規に基づいた適切な管理が求められる現在の労務環境において、非常に役立つツールです。無料で提供されている多くのテンプレートは、小規模な事業所から中規模の企業まで幅広く利用することが可能で、特に技術的な知識がない方でも容易に導入し、利用開始することができます。
このように、エクセルを利用した勤怠管理システムは、労務管理を簡素化し、正確な労働時間の記録に役立つため、多くの事業者にとって重宝されています。事業の効率化を図りたい方は、これらの無料テンプレートの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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