更新日：2024年10月29日 | Hinano
勤怠管理の手間が負担に感じていませんか？多くの企業が勤怠管理システムを導入するも、うまく機能しないことがあります。
この記事では、なぜ勤怠管理システムの導入に失敗しやすいのか、そして、どのようにすればそれを克服し、日々の業務をスムーズにできるのかについて詳しく解説します。
労務管理の効率化を求める事業者の皆様に、失敗しないシステム選びのポイントをお伝えします。
良い点として、勤怠管理システムは時間の節約に役立ち、人的ミスを減らすことができます。また、従業員の働き方を正確に把握することができるため、公平な労働環境を提供する手助けとなります。しかし、悪い点として、システムの選定を間違えると、余計なコストがかかったり、導入後のサポートが不十分で使いこなせない場合があります。特に設定が複雑で、使い方が理解しにくいシステムでは、従業員からの反発も生じかねません。
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合ったものを選び、導入前に十分なデモやトライアルを利用することが大切です。また、専門家によるサポートを受けることで、スムーズな導入と運用が可能となります。私自身も導入を経験し、多くの効果を実感しています。このシステムを通じて、日々の業務がスムーズになり、最終的には事業の成長にもつながります。
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| 運営会社 | 株式会社Wiz | 株式会社スマレジ | 株式会社MS-Japan |
| 地域 | 全国 | 全国 | 全国 |
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勤怠管理を簡単にするシステムの導入理由
勤怠管理システムを導入することで、日々の勤怠管理が驚くほど簡単になります。このシステムがあれば、煩雑だった作業がスムーズに、そして迅速に行えるようになるため、事業の効率化が図れます。
モバイルからの申請・承認が可能
勤怠管理システムを使えば、PCやスマホで簡単に勤怠の申請や承認ができます。どこにいてもすぐに作業が可能で、承認プロセスも効率的に行えます。
- インターネットがあれば、どこからでも申請と承認が可能です。
- 承認のフローをカスタマイズして、複数人の承認が必要な場合に対応できます。
- メールで申請内容を確認し、システム上で簡単に承認できます。
勤怠管理がめんどくさいと感じる場合は、スマホやパソコンからの申請方法がわからない人がいるからではないでしょうか？
勤怠情報のリアルタイム把握
勤怠管理システムを利用すると、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるようになります。これにより、適切な働き方の改善や問題の早期発見が可能です。
- 残業時間の調整を行い、労働時間の過剰な増加を防ぐことができます。
- 遅刻や多い残業をしている従業員に対して、速やかに注意を促すことが可能です。
- 従業員の勤怠データを基に、部署ごとの働き方を見直し、改善策を講じることができます。
たとえリアルタイムで把握できたとしても、タイムカードの入力が間違っている場合は訂正しないけないため、その手間が増えます。
シフト管理の自動化
勤怠管理システムのシフト管理機能を使うと、シフト作成がずっと簡単になります。スマホで希望シフトを入力するだけで、自動でシフトが決まります。これにより、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮され、効率的な人員配置が可能になります。
- 忙しい時間帯に合わせて人員を調整する自動計算ができます。
- 従業員がシフト提出を忘れた場合、メールやSNSで自動リマインドします。
- 従業員はスマホから簡単に希望シフトを入力できます。
これらの機能により、シフト管理がスムーズに行えるため、従業員の満足度も向上します。ただし、突然の欠員が出た場合を考慮して計画できるようにしておきましょう。
勤怠データと残業時間の自動集計
勤怠管理システムを使うと、残業時間を自動で集計できるようになり、手入力の手間が省けます。これにより、月末の集計業務が速くなり、正確な労働時間の管理が可能です。
- 実労働時間や残業時間など、必要なデータを簡単に確認できます。
- エクセルでの手入力が不要になり、時間を節約できます。
- 集計したデータを給与計算システムに合わせてCSV形式で出力できます。
これらの機能により、労働時間の正確な把握と効率的な給与計算が実現します。給与計算システムとの連携は不可欠になりますので、連携ができるサービスを選ぶことが大切です。
移動中でも勤怠打刻が可能
勤怠管理システムを利用すると、スマホやタブレットから簡単に勤怠の打刻ができ、リアルタイムで管理画面から勤怠データを確認できます。これにより、従来の手入力やエクセルでの集計が不要になり、作業の効率が向上します。
- スマホやタブレットからの打刻で、場所を選ばずに勤怠管理が可能です。
- リアルタイムで勤怠データを確認でき、即時に対応ができます。
- 打刻データの自動集計により、集計業務の時間短縮が実現します。
これらの特徴により、時間と労力の節約が可能となり、労務管理の質が向上します。遅刻寸前で事務所に到着していないのに打刻する人がいる場合はGPSの情報を照合しての打刻も可能なサービスを選ぶと良いです。
勤怠管理システムの一般的な失敗事例
勤怠管理システムを導入する際、多くの企業が直面する問題を理解し、それらを避けることで、効率的な労務管理へと繋がります。失敗から学ぶことは成功への近道です。
利用者のスキル不足
勤怠管理システムを導入する際には、初期設定と従業員の操作説明が非常に重要です。適切な設定と綿密な指導がなければ、システムの利点を生かすことができず、かえって作業が煩雑になることもあります。
- 自社の勤怠管理ルールに合わせてシステムの設定を行う必要があります。
- 従業員には操作方法をしっかりと説明し、理解を助けるためのマニュアルも用意します。
- システム設定の際には、自社のすべての勤怠ケースを考慮に入れることが大切です。
これらの準備を怠ると、システムの導入が思うように進まず、効率的な勤怠管理が行えなくなります。できるかぎりシンプルに管理ができるように就業規則などを揃えるように心がけましょう。
必要な機能が欠如していた
勤怠管理システムを選ぶときには、自社特有の勤怠ルールがシステムに対応しているかをしっかりと確認することが重要です。各企業の勤務形態や休暇制度は異なるため、システムがそれらを柔軟に扱えるかを見極める必要があります。
- 休憩が複数回ある場合や夜勤など日付をまたぐ勤務に対応しているか
- 勤怠の承認作業が複数の階層を必要とする場合の対応状況
- 有給休暇が比例付与されるパートやアルバイトの勤怠管理が可能か
- 特殊な休暇制度（リフレッシュ休暇、アニバーサリー休暇など）の取り扱い
- 労働時間の計算が1分単位ではなく、5分単位などの端数処理の可否
すでにある就業規則に合わせるのが鉄則ですが、どうしても既存の勤怠管理のサービスでは実現できない部分が出てくる場合があります。調整が必要になるので、注意しましょう。
他のシステムとの非互換性
勤怠管理システムを選ぶ際には、そのシステムが給与計算システムや人事管理システムとしっかり連携できるかを確認することが大切です。システム間の連携がスムーズであれば、勤怠データの処理がより効率的に行えます。
- 給与計算システムとワンクリックで連携できるかどうか
- CSV形式でのデータ取り込みが可能かどうか
- 給与計算システムに適合する形で勤怠データが出力できるか
理想としては、すべてが自動で完結するのが良いです。それが難しいのであればデータを一度エクスポートしてインポートするという作業が生まれます。できる限りシンプルな管理フローの構築を目指しましょう。
紙ベースの確認が必須である状況
勤怠管理システムを導入する際、上長がPC操作に不慣れで紙の申請書しか承認しない場合があります。この問題を解決するには、上長にもシステムの利点を理解してもらい、適切な研修を行うことが重要です。
- 上長が紙の申請書に慣れている場合、システムのメリットを丁寧に説明する。
- PC操作の基本から勤怠管理システムの使い方まで、研修を行う。
- 上長がシステムを使うことで、勤怠管理がより迅速かつ正確になることを強調する。
これらの対策を講じることで、上長もシステムの利用に積極的になり、結果として組織全体の効率化につながります。
投資に見合わないコスト効果
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や勤務体系に合ったコストパフォーマンスの良いシステムを選ぶことが大切です。必要以上に高機能なシステムや、機能不足のシステムではなく、ちょうど良い機能を持つシステムが最適です。
- 大規模な会社は複雑な勤怠を管理するために多機能のシステムが必要です。
- 小規模な会社はシンプルで安価なシステムが適しています。
- システムのコストと機能を事前にしっかりと評価し、自社に合ったシステムを選ぶ。
高額な投資をして勤怠管理システムを導入しても、使う方のスキルが伴っていないと意味がないものになってしまうことがあります。まずはできるだけコストを抑えた導入しましょう。
失敗しないための勤怠管理システムの選び方
適切な勤怠管理システムを選ぶことで、日々の業務がスムーズになり、労務管理の効率が向上します。成功への第一歩は、最適なシステム選びから始まります。
自社に合ったシステムの選定
自社にぴったりの勤怠管理システムを選ぶには、従業員の数や業務形態、承認方法など、自社の特性に合わせた機能が必要です。
さらに、使いやすさも重要で、実際にシステムを試してみることができる無料トライアルを活用することがおすすめです。
- 従業員の規模や業務形態に適したシステムを選ぶ。
- 打刻方法やセキュリティ、本人確認の機能が自社に合っているか確認する。
- 無料トライアルを利用して、実際にシステムを試し、使いやすさを確認する。
自社に合っているかどうかは、徐々に慣れてもらう必要がある期間があります。一気に導入するのではなく、一部の従業員から慣れてもらえるような仕組みを作りましょう。
他システムとの連携可能性の確認
勤怠管理システムを選ぶときには、給与計算や人事管理システムとの連携ができるかを確認することが大切です。システムの互換性を事前に調べておくと、後々の手間が省けます。
- 自社が使用している他のシステムと勤怠管理システムが連携できるかを確認する。
- 社内のIT担当者と一緒に、システムの選定を行う。
- システムの連携可能性について、メーカーや代理店に具体的に問い合わせる。
社内の管理システムが相互に連携できることが大前提です。何も導入していないのであれば、全て揃えたらどうなるか？を予想して進めるようにしましょう。
コストパフォーマンスの検討
勤怠管理システムを選ぶ際には、導入後のコストと現在の勤怠管理コストを比較することが重要です。物理的なコストだけでなく、作業にかかる時間や人件費も考慮して、全体の費用対効果を検討しましょう。
- 導入するシステムの初期費用と月々の利用料を確認する。
- 現在の勤怠管理でかかっている物理的コストと人件費を比較する。
- システム導入による時間の節約と効率化を考慮に入れる。
勤怠管理システムだけの運用費用を考えるのではなく、それを使う人の人件費を考慮して１ヶ月の費用を計算してみましょう。
管理のシンプル化
勤怠管理システムを導入する際には、シンプルで効果的な管理を心掛けることが大切です。機能が多すぎると使いこなせず、逆に管理が複雑になることもあります。自社の勤怠管理ルールを見直し、必要な機能のみを持つシステムを選ぶことが成功への鍵です。
- 必要な機能だけを持つシンプルなシステムを選ぶ。
- 既存の管理システムとの重複を避ける。
- 勤怠管理のルールをシステム導入を機に見直す。
できる限りシンプルにすることで、システムを使えない人を減らすことができますし、それを教えるためのコストも減らすことができます。
サポート体制の確保
勤怠管理システムの導入と運用において、専門家によるサポートが重要です。適切な初期設定と継続的なサポートにより、システムの効果を最大限に活かすことができます。
- 専門家による初期設定サポートを受ける。
- 勤怠管理の疑問や問題が生じた際にすぐ相談できる環境を整える。
- システムの継続的なサポートを選ぶ。
これにより、勤怠管理システムの導入後もスムーズに運用を続けることができます。何か問題が起きたときに頼りになる存在は誰なのか？を決めておくと良いです。
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勤怠管理の問題を解決するために勤怠管理システムを導入する際、多くの企業が失敗する理由とその解決方法について理解することが大切です。失敗の主な原因は、システムの選定ミス、設定の複雑さ、またはスタッフの使い方の理解不足などが挙げられます。
まず、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。従業員の数や業務形態に合わせたシステムを選び、不必要に複雑な機能があるものは避けるべきです。シンプルで使いやすいシステムが、日常的にスムーズに利用されることが多いです。
次に、導入前にはシステムのデモやトライアルを利用して、実際に従業員が使いやすいかどうかを確認しましょう。また、システムが他の給与計算ソフトや人事管理システムと連携できるかも重要なポイントです。
導入後は、従業員に十分な研修を行い、導入・運用サポートがしっかりしているかも確認が必要です。問題が発生した際にすぐにサポートを受けられる体制が整っているかどうかが、システムを活用する上で非常に重要です。
勤怠管理システムを効果的に使うためには、これらの点をしっかりと押さえることで、毎日の勤怠管理が格段に楽になり、最終的には従業員の満足度の向上や生産性の向上につながります。システムを導入することで生じる初期のコストや運用の手間を上回るほどの利益を得ることができるでしょう。
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