勤怠管理の保存期間は？いつから数える？注意点と保存対象は？

更新日：2024年10月29日 | Hinano

労働基準法では、タイムカードや出勤簿などの勤怠データをしっかり保管することが求められています。では、どのような従業員のデータをいつからどれくらいの期間保存すればよいのでしょうか？

この記事では、勤怠データの保管期間、起算点、注意すべき点と保存すべき対象について、わかりやすく説明しています。正確な勤怠管理が、企業と従業員双方の信頼を守るためにどれほど重要かを学びましょう。

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勤怠管理の保存期間は、労働基準法により通常5年間ですが、経過措置として3年間が定められています。保管期間は、タイムカードや出勤簿に最後に記録された日から数え始めます。すべての従業員のデータを対象に保管する必要があり、これにはアルバイトや派遣社員も含まれますが、高度プロフェッショナル制度対象の労働者は除外される場合があります。

勤怠データの適切な保管は、企業が労働時間に関するトラブルを未然に防ぐ手助けをします。しかし、保管が不十分だと、労働基準監督署の調査や従業員からの未払い賃金請求に対応する際に、企業が不利な立場に立たされることがあります。適切な管理と保管が、企業と従業員の信頼関係を守り、円滑な業務運営をサポートします。この点を理解し、遵守することは、事業運営の基本であり、すべての企業にとって大切なことです。

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勤怠管理の保存が必要な理由

勤怠管理の記録は、法律によって保管が義務付けられており、さまざまな問題を未然に防ぐためにも重要です。労働基準法では、事業者に対して勤怠データの保存を求めており、これがなければ労働基準監督署の検査に対応できません。さらに、勤怠データは従業員との間でトラブルが生じた際に、その解決のための証拠としても機能します。

法律による保存義務

勤怠データは労働基準法で保存が義務付けられています。この法律は事業者が従業員の勤務時間を正確に記録し、保存することを要求しており、労働基準監督署の監査にも必要な書類となります。この記録がないと、法的な問題に直面するリスクが高まります。

労働基準法で定められた義務

労働基準法により、勤怠管理データの保持は5年間が必要とされています。この期間内には、全ての勤怠記録を適切に管理し、必要に応じて提出できるようにしておくことが求められます。

• 労働基準法に基づく保管義務がある
• 基本保管期間は5年、当分の間は3年
• 保管義務違反には30万円以下の罰金が科される可能性あり

ポイント：適切な勤怠データの保管は法律によって義務付けられており、これを守ることが企業には求められています。

労働基準監督署の調査に必要

労働基準監督署の調査では、タイムカードや出勤簿が労働条件のチェックに重要です。これらは労働時間管理や不当な労働条件の有無を確認するために必要です。

• 労働時間の適正管理が調査されます
• 不利益な労働条件変更や不当解雇の有無が確認されます
• 安全衛生管理の実施状況が調べられます

ポイント：タイムカードと出勤簿は労働基準監督署の調査で不可欠であり、適切な労働管理の証として重要です。

従業員とのトラブル防止

勤怠データは従業員とのトラブルを防ぐための重要な手段です。特に残業代の計算や休日出勤の管理において、正確なデータは双方の理解を助け、不要な争いを避けることができます。

トラブル発生時の証拠としての役割

タイムカードや出勤簿の適切な保管は、従業員とのトラブルを防ぎ、公平な勤怠管理を支援します。これは、未払い賃金の請求や労働時間の確認などで客観的な証拠として役立ちます。

• タイムカードは労働時間の客観的な証明です。
• 未払い賃金の請求時に客観的な対応が可能です。
• トラブルを未然に防ぐため、適切な保管が必要です。

ポイント：タイムカードと出勤簿の正確な保管は、労働トラブルを防ぎ、法的な保護を提供します。

どの従業員の勤怠管理を保存するか

勤怠管理の記録は、全ての従業員に適用されるわけではありません。特定の条件を満たす従業員は、勤怠記録の保存から除外されることがあります。この区別は、事業者が適切な労務管理を行う上で重要です。

アルバイトや派遣社員も対象

アルバイトや派遣社員も、タイムカードと出勤簿の保管が必要です。これにより、全ての従業員が公平に扱われ、正確な勤務記録が保持されます。

• 全ての雇用形態の従業員のタイムカードを保管します。
• 派遣社員の場合、派遣元と派遣先双方が保管責任を持ちます。
• 適切な記録保持は、公平な労働環境の維持に寄与します。

ポイント：タイムカードと出勤簿の適切な保管は、どの雇用形態の従業員にも必要で、労働基準の公平性を保つために重要です。

特定のプロフェッショナル制度下の従業員は対象外

高度プロフェッショナル制度対象の労働者はタイムカードの保管が必須ではありませんが、労働時間の管理は依然として重要です。この制度は特定の専門職にのみ適用され、通常の勤怠管理から除外されています。

• 高度プロフェッショナル制度対象者は保管対象外
• 2019年の法改正で労働時間の把握が義務化
• 非対象者でも一定期間の勤怠データ保管が推奨されています

ポイント：高度プロフェッショナル制度対象者以外は勤怠記録をしっかりと保管し、適切な労働時間管理を行うことが法律によって義務付けられています。

タイムカード・出勤簿の保管期間

勤怠管理の記録は、法律で定められた一定期間、保管する必要があります。この期間を遵守することは、法令遵守はもちろん、将来的な訴訟やトラブル時の証拠としても重要です。

一般的な保管期間は5年、7年は源泉徴収簿と兼用している場合

勤怠管理の記録は事業運営の透明性を高め、未来のトラブルを避けるために重要です。労働基準法では、タイムカードや出勤簿を5年間保管することが求められています。適切な保管期間を守ることで、事業者は法律を遵守し、信頼を築くことができます。

• 労働基準法ではタイムカードの保存期間を5年と定めています。
• 源泉徴収簿と兼用している賃金台帳の場合、保管期間は7年です。
• 2020年の法改正により、保存期間が3年から5年に延長されましたが、当面の間は3年で良いとされています。

ポイント：タイムカードの保管期間は状況に応じて異なり、専門家に確認することが安心です。

保管期間の計算開始時点

勤怠管理記録の保管期間を計算する際、最も重要なのはその開始時点を正確に把握することです。これにより、法的な義務を遵守し、必要な記録を適切な期間内に保持できます。

最終記録日から起算

タイムカードや出勤簿の保管期間は、最後に記録された日から始まります。これを理解しておくことは、労務管理の正確性を保ち、将来の問題を防ぐために重要です。

• 最後に記録した日を起算日とします。
• タイムカードの最終記録日が保管期間のスタートです。
• 保管期間の計算は完結日から始めるのが基本です。

ポイント：タイムカードの保管期間の開始は、最後の記録日から計算してください。

派遣社員は特別な起算日が必要

派遣社員の勤怠記録の保管期間は、派遣契約の終了日から始まります。これを理解し正確に適用することは、派遣社員を雇用する企業にとって非常に重要です。

• 派遣契約終了日が保管期間の起算日です。
• 派遣社員の最終記録日ではなく、契約終了日を基準にします。
• 「派遣元管理台帳」で管理される派遣社員の記録を確認することが大切です。

ポイント：派遣社員のタイムカードと出勤簿の保管は、契約終了日から起算してください。

タイムカード保管時の注意点

タイムカードの適切な保管は、法令遵守だけでなく、将来的な訴訟やトラブル防止にも重要です。適切な保管方法を理解し、実施することは、事業運営の透明性と信頼性を保つために不可欠です。

退職者のタイムカードも含めて保管

退職者のタイムカード保管も重要です。これにより、将来的に発生するかもしれない賃金請求に対応でき、法的な問題を未然に防ぐことが可能になります。

• 退職者のタイムカード保管は法的な対応のために必要です。
• 未払い賃金の請求に備えて退職者の記録を保存します。
• 退職した従業員の勤務記録も重要な法的資料となります。

ポイント：退職者のタイムカードも保管し、未払い賃金などの問題が発生した際に備えましょう。

保管は期間ごとに整理して行う

タイムカードを期間ごとに整理しておくことは、いざという時にスムーズに対応できるようにするために大切です。整理された記録は、必要な時にすぐに見つけることができ、問題を防ぎます。

• 期間ごとに整理することで、必要な時にすぐにアクセスできます。
• タイムカードの紛失を防ぎます。
• 労働基準監督署の要求に迅速に応じることができます。

ポイント：タイムカードは期間ごとに整理し、迅速かつ確実に対応できるように準備しておきましょう。

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まとめ：勤怠管理の保存期間は？いつから数える？注意点と保存対象は？

勤怠管理の保存期間とは、タイムカードや出勤簿などの勤怠データをどれくらいの期間保管するかということです。この期間は、法律によって定められており、労働基準法では基本的に5年間の保管が必要ですが、経過措置として3年間で良いとされています。これは企業が従業員の労働時間を正確に把握し、万が一のトラブルや労働基準監督署の調査に備えるためです。

保管期間の計算は、タイムカードや出勤簿に最後に記録された日から始まります。ただし、派遣社員の場合は少し異なり、派遣契約の終了日が起算日となります。これにより、企業は労働時間の管理を正確に行うことができ、従業員との間で生じるかもしれない給与や残業代に関する問題に対処できます。

また、すべての従業員、つまり正社員だけでなく、アルバイトや派遣社員も含めて、勤怠データの保管が求められます。高度プロフェッショナル制度対象労働者の場合、通常の勤怠記録の保管義務は除外されますが、それでも勤怠管理を行うことは推奨されています。

タイムカードや出勤簿の適切な管理は、トラブルを未然に防ぐためだけでなく、従業員と企業間の信頼関係を築く上でも非常に重要です。企業がこれらの情報を適切に保管し、必要に応じて開示できる体制を整えることは、スムーズな業務運営と法的な安全を確保するために不可欠です。ですから、勤怠データの保管は法的な義務だけでなく、企業運営の基本として非常に大切なのです。

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